Heb je binnenkort 30 minuten de tijd?
Dennis laat graag zien hoe ClockAssist werkt, het zichzelf 25x terug verdient
en medewerker tevredenheid verhoogt.
ClockAssist wordt nóg beter dankzij AI. Schrijf je in voor ons gratis online launch event om te zien wat dat ook voor jou kan betekenen.
Inschrijven launch event Sluiten, naar website
Urenregistratie… Is het voor jou ook een noodzakelijk kwaad? Iedereen weet dat het essentieel is voor rendabiliteit, facturatie en planning, maar bijna niemand doet het met plezier. Handmatige invoer, trage systemen en een gebrek aan inzicht maken van iets eenvoudigs een tijdrovend en frustrerend proces.
Gelukkig is er goed nieuws: met de juiste automatisering en slimme tools kan urenregistratie juist een bron van inzicht en efficiëntie worden. In dit artikel bespreken we de 9 grootste frustraties die de meeste accountants ervaren én hoe technologie helpt om ze structureel op te lossen.
Accountants besteden dagelijks kostbare minuten (soms zelfs uren) aan het invullen van urenstaten. Vaak omdat systemen traag zijn, handmatig werk vragen of niet logisch zijn opgebouwd.
Automatisering is hier de sleutel. Moderne tools koppelen met je agenda, e-mail en urenregistratie software. Ze doen automatisch suggesties voor geboekte tijd. Denk aan tools die herkennen op welke klant je hebt gewerkt of welke meeting bij welke projectcode hoort.
Implementeer een systeem dat uren automatisch registreert op basis van activiteit, bijvoorbeeld door koppelingen met Outlook, Teams of projectmanagementtools. Zo hoef je alleen te bevestigen of de voorgestelde uren kloppen.
Uit extern uitgevoerd onderzoek voor ClockAssist bleek dat ruim eenderde (37%) van de gebruikers door ClockAssist meer dan 15 minuten per werkdag aan declarabele tijd wonnen. Per werkweek kan dat oplopen tot minimaal 1,25 uur of meer. Tijd die ze aan klanten kunnen besteden, of aan het gezin of andere zaken. Lees hier het hele onderzoek.
Veel accountants werken nog met oude software met een onlogische interface waarbij het laden lang duurt en fouten snel gemaakt zijn.
Gebruiksvriendelijkheid is dan ook niet langer een luxe, maar een voorwaarde. Kies voor software met een moderne, intuïtieve interface, waar gebruikers binnen enkele klikken hun uren kwijt kunnen.
Test nieuwe systemen met een kleine pilotgroep voordat je ze kantoorbreed uitrolt. Vraag medewerkers expliciet naar hun ervaring met gebruiksgemak en betrek die feedback in de keuze voor een leverancier.
Mr. Robin Esmée Beelen-Hees van iQOUNT is klant van ClockAssist en zegt over de samenwerking: “Momenteel werkt ons hele kantoor met ClockAssist, het gaat om 14 of 15 personen. Wat ik heel fijn vind aan de samenwerking met ClockAssist, is dat de software stapsgewijs werd uitgerold.
We begonnen met het management team en de personen die telefoon aannemen en klantcontact hebben. Hun werkzaamheden zijn meer versnipperd en de toegevoegde waarde van ClockAssist is bij hen groter. Het gebruik van ClockAssist beviel zo goed, dat we langzaam steeds meer collega’s hebben toegevoegd.”
Lees hier het verhaal van iQOUNT accountants die met een pilotgroep startte en nu succesvol kantoorbreed ClockAssist gebruikt.
Veel medewerkers registreren hun uren pas aan het eind van de week (of erger: aan het eind van de maand). Het gevolg: onnauwkeurige registratie en tijdverlies bij reconstructie.
De oplossing is een systeem dat real-time herinneringen en meldingen stuurt, dat maakt een wereld van verschil. Automatische notificaties helpen medewerkers op tijd hun uren bij te werken.
Gebruik gebruiksvriendelijke apps of browserextensies waarmee medewerkers hun uren direct kunnen noteren, bijvoorbeeld na elk klantcontact of overleg. Combineer dat met een dagelijkse reminder via Teams, Slack of via de pc zelf. Dit zorgt voor een tijdige, accurate en volledige urenregistratie.
Als urenregistratie losstaat van het CRM, de facturatie- of planningssoftware, ontstaat er dubbel werk. Data moet je handmatig overtypen, wat fouten veroorzaakt.
Beter is het om te kiezen voor een geïntegreerd ecosysteem. De beste tools koppelen automatisch met boekhoudsoftware, salarisadministratie en documentmanagement. Investeer in een platform dat API-koppelingen ondersteunt. Zo kun je uren direct doorzetten naar het facturatiesysteem of analyseren in Power BI. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in de administratie.
Henk van Blitterswijk van Partner Accountants is klant van ClockAssist en zegt over de integratie met andere systemen: “Het ging niet gelijk soepel vanaf het begin, er waren best wat koppelingen die niet goed werkten. Maar dat pakten ze echt supergoed op. Zo wilden wij 'activiteiten' toevoegen en dat zat er nog niet in. Maar op het moment dat we dat aangaven, pakten ze het op en werd het direct opgelost. Dat vind ik echt heel sterk aan ClockAssist.
Wij hadden ook een andere tool geïmplementeerd. Maar bij hen werd er heel slecht gereageerd op feedback die we gaven. Of er werden dingen beloofd die ze niet nakwamen. Met ClockAssist werkt het gewoon heel lekker, ze geven gas, doen wat ze zeggen en ze zeggen wat ze doen. Dat maakt het een hele fijne club om mee te werken!"
Lees hier hoe Partner Accountants samen met ClockAssist de urenregistratie efficiënter maakte.
Als partner heb je vaak geen real-time zicht op waar tijd naartoe gaat of welke klanten rendabel zijn. Rapportages zijn statisch en vaak pas dagen later beschikbaar.
Dashboards genereren automatisch rapportages, je hoeft ze alleen nog te bekijken. Moderne urenregistratiesoftware toont real-time KPI’s: declarabiliteit, budgetverbruik, winstgevendheid per klant of medewerker. Stel automatische rapportages in die je wekelijks naar je teamleiders verstuurd. Zo zie je op tijd waar winst weglekt en kun je bijsturen voordat het te laat is.
Mark Schepers is directeur van Finnerz en klant van ClockAssist. Hij vertelt: “We zijn de afgelopen jaren gegroeid van twee oprichters naar een team met 13 personen. In het begin was het overzichtelijk en duidelijk, we hadden ook nog niet zoveel klanten. Maar intussen zijn we gegroeid naar 500 klanten en wilden we beter monitoren wat er per klant precies gebeurde.
Niet omdat we wilden controleren wat mensen deden, maar om te kunnen bepalen of de vaste prijsafspraken nog voldeden. Want wij bieden een abonnementsvorm met vaste prijzen voor onze klanten die duidelijkheid geeft, voor hen en voor ons. Echter, sommige medewerkers werken aan 50-70 klanten per dag. Dan is het heel moeilijk om bij te houden voor welke klant je wat precies hebt gedaan.
Daarnaast verrichten we ook werkzaamheden die niet in de vaste pakketten zitten, waar we aparte prijsafspraken over maken. Een juiste facturatie van beide soorten werkzaamheden is dus essentieel."
Lees hier hoe Finnerz inzicht in totaal gemaakte uren per klant kreeg met ClockAssist.
Accountants verspillen tijd met het zoeken naar de juiste klant, project of activiteit. Bij grotere kantoren met veel dossiers leidt dit tot verwarring en fouten.
Automatiseer projectselectie op basis van context. Slimme systemen herkennen bijvoorbeeld met welke klant je werkt (via e-mail of document) en stellen automatisch het juiste project voor. Gebruik AI-ondersteunde categorisatie. Laat het systeem leren van eerdere boekingen zodat het steeds beter weet waar uren thuishoren. Dit scheelt denkwerk én fouten.
Goedkeuringsrondes, correctieprocedures en verplichte velden maken urenregistratie onnodig complex.
Digitaliseer en stroomlijn het proces. Een geautomatiseerd goedkeuringsproces met slimme workflows bespaart managers tijd en zorgt dat medewerkers niet blijven hangen in administratie. Gebruik geautomatiseerde workflows waarbij afwijkingen (zoals te veel niet-declarabele uren) automatisch worden gesignaleerd, maar standaarduren direct worden goedgekeurd.
Voor veel accountants voelt uren schrijven als micromanagement. Ze zien niet direct het nut, en daardoor verdwijnt de motivatie.
Maak de voordelen zichtbaar. Toon medewerkers hoe hun registratie bijdraagt aan eerlijke facturatie, betere werkdrukverdeling en inzicht in klantwaarde. Gebruik dashboards of gamification-elementen. Beloon teams die hun uren op tijd registreren, en geef visueel inzicht in de impact (bijvoorbeeld via een productiviteitsscore of KPI-overzicht).
Als uren verkeerd geboekt of vergeten worden, leidt dat tot foutieve facturen. En soms tot verloren omzet of klantontevredenheid.
Automatische validatie voorkomt dit. Een slim systeem kan inconsistenties detecteren, zoals onvolledige dagen of afwijkende patronen. Implementeer een pre-facturatiecheck die automatisch controleert of alle uren volledig en juist zijn ingevuld voordat de factuur wordt verzonden.
Urenregistratie hoeft dus geen hoofdpijn op te leveren. Met de juiste automatisering kan het proces niet alleen sneller en nauwkeuriger, maar ook waardevoller worden. Accountantskantoren die investeren in geïntegreerde, slimme urenregistratie zien directe winst in tijd, inzicht en motivatie.
Automatiseer dus waar mogelijk, maak het gebruiksvriendelijk en zet data om in inzichten. Zo wordt urenregistratie niet langer een verplicht nummertje, maar een strategisch hulpmiddel voor groei en efficiëntie.
Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
