Als accountant weet je als geen ander dat een btw-aangifte een essentieel onderdeel is van de financiële administratie van je klanten. Maar hoeveel tijd kost het eigenlijk om een btw-aangifte te verwerken? En wat komt er allemaal bij kijken? Hier lees je hoe je jouw tijd maximaliseert en de btw-aangifte nog sneller doet!

Veel accountants hebben te maken met drukte rond de btw-deadlines en besteden onnodig veel tijd aan repetitieve handelingen. Herken je dat? Neem dan eens de tijd om jouw werkwijze onder de loep te nemen. Is die nog up-to-date of valt er winst te behalen? Hoe meer onderdelen je kunt stroomlijnen, hoe soepeler het aangifteproces verloopt.

Check hoe efficiënt jouw btw-aangiftes verlopen

Om je te helpen in kaart te brengen waar je nog efficiënter kunt werken, hebben we de volgende vragen voor je op een rij gezet. Zo krijg je snel inzicht in de efficiëntie en nauwkeurigheid van jouw werkwijze. Hoe meer Ja-antwoorden je hebt, hoe gestroomlijnder je proces al verloopt. Werk je nog veel handmatig, dan kun je nog een flinke slag slaan.

In hoeverre zijn jouw processen geautomatiseerd?

• Gebruik je automatische btw-berekeningen in plaats van handmatige Excel-sheets?
• Is je systeem zo ingericht dat handmatige controles vrijwel overbodig zijn?
• Werk je volledig digitaal, zonder losse papieren of e-mails?
• Heb je een directe koppeling met de Belastingdienst voor het indienen van aangiftes?
• Zijn je btw-processen grotendeels of volledig geautomatiseerd? 
• Heb je continu inzicht in de status van alle btw-aangiftes?
• Kunnen klanten op elk moment hun actuele btw-positie inzien?

Hoe efficiënt werk je?

• Kun je snel en zonder veel handelingen een btw-aangifte afronden?
• Ervaar je geen overmatige werkdruk tijdens deadlines?
• Kost het verzamelen en controleren van gegevens je weinig tijd?
• Kunnen klanten eenvoudig en tijdig hun bonnen en facturen aanleveren?
• Volg je een gestructureerde werkwijze om last-minute stress te voorkomen?
• Werkt de samenwerking met klanten soepel en zonder veel correctierondes?

Hoe foutgevoelig is je werkproces?

• Hoeveel correcties op aangiftes zijn achteraf nodig?
• Hoef je nauwelijks handmatig bonnetjes en facturen te controleren?
• Gebruik je scan- en herkenfunctionaliteit om fouten bij invoer te minimaliseren?

Download hier onze Btw-aangifte checklist

Benodigde tijd voor btw-aangifte voor de klant

De kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde gegevens door je klant hebben natuurlijk ook een grote invloed op de tijd die je nodig hebt voor het verwerken van de btw-aangifte. Hier is een overzicht van wat je klant moet aanleveren en een schatting van de tijd die het kost om deze gegevens te verzamelen:

• Verkoopfacturen: alle facturen die je klant heeft uitgereikt in de aangifteperiode. Geschatte tijd: 1-2 uur
• Inkoopfacturen: alle facturen die je klant heeft ontvangen in de aangifteperiode. Geschatte tijd: 1-2 uur
• Bankafschriften: overzichten van alle zakelijke bankrekeningen. Geschatte tijd: 30 minuten
• Kasboek: als je klant contante betalingen ontvangt of doet. Geschatte tijd: 30 minuten - 1 uur
• Kilometeradministratie: voor zakelijk gereden kilometers (indien van toepassing). Geschatte tijd: 30 minuten
• Overzicht van bijzondere transacties: zoals intracommunautaire leveringen of investeringen. Geschatte tijd: 30 minuten - 1 uur

In totaal kost het je klant gemiddeld 4-7 uur om alle benodigde gegevens te verzamelen en aan te leveren. Dit kan echter sterk variëren afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bedrijf, en hoe goed de administratie op orde is.

Benodigde tijd voor btw-aangifte voor de accountant

De tijd die jij als accountant in het algemeen nodig hebt voor het verwerken van een btw-aangifte varieert sterk, afhankelijk van verschillende factoren:

• De complexiteit van de financiële situatie van je klant.
• De kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde gegevens.
• De grootte van het bedrijf en het aantal transacties.
• Je ervaring en efficiëntie als accountant.
• De gebruikte software en tools.

Gemiddeld genomen kost een btw-aangifte je ongeveer 2-4 uur. Dit is inclusief het verwerken van de gegevens, het maken van de berekeningen, het invullen van het aangifteformulier en het controleren op eventuele fouten of bijzonderheden.

Voor eenvoudige aangiften van kleine bedrijven met weinig transacties kan dit soms in minder dan een uur gedaan worden. Voor complexe aangiften van grotere bedrijven of bedrijven met veel internationale transacties kan dit oplopen tot 8 uur of meer.

3 Tips voor het bijhouden van de benodigde tijd bij btw-aangifte

Het nauwkeurig bijhouden van de bestede tijd is cruciaal voor jouw accountantskantoor. Niet alleen voor een correcte facturering naar klanten, maar ook voor het optimaliseren van interne processen en het verbeteren van de efficiëntie. 

Hier zijn enkele methoden die je kunt gebruiken om je tijd bij te houden:

1. Handmatige tijdregistratie: dit kan via een eenvoudige spreadsheet of een papieren logboek. Hoewel dit een goedkope optie is, is het vaak tijdrovend en foutgevoelig.
2. Geïntegreerde tijdregistratie in boekhoudprogramma's: sommige boekhoudprogramma's hebben ingebouwde functies voor tijdregistratie. Dit kan handig zijn, maar biedt vaak beperkte mogelijkheden voor analyse en rapportage.
3. Gespecialiseerde urenregistratiesoftware: dit is vaak de meest efficiënte en nauwkeurige methode. Deze software - zoals ClockAssist - biedt uitgebreide mogelijkheden voor het registreren, analyseren en rapporteren van tijdsbesteding.

De 7 voordelen van urenregistratiesoftware bij btw-aangifte

Het gebruik van gespecialiseerde urenregistratiesoftware biedt tal van voordelen bij het verwerken van btw-aangiften:

1. Nauwkeurige tijdregistratie

Met één druk op de knop kun je de timer starten en stoppen, waardoor je precies weet hoeveel tijd je aan elke taak besteedt.

2. Gedetailleerde rapportages

Je kunt eenvoudig rapportages genereren die inzicht geven in de tijd die je besteedt aan verschillende taken en klanten.

3. Efficiëntie-analyse

Door de bestede tijd te vergelijken met eerdere periodes of met collega's, kun je inzicht krijgen in je efficiëntie en mogelijke verbeterpunten identificeren.

4. Automatische facturering

Veel urenregistratiesoftware kan automatisch facturen genereren op basis van de geregistreerde uren, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.

5. Integratie met andere software

Goede urenregistratiesoftware kan vaak geïntegreerd worden met andere tools die je gebruikt, zoals je boekhoudprogramma of CRM-systeem.

6. Inzicht in winstgevendheid

Door de bestede tijd nauwkeurig bij te houden, kun je beter bepalen welke klanten of type werkzaamheden het meest winstgevend zijn.

7. Betere planning

Met accurate gegevens over hoeveel tijd btw-aangiften kosten, kun je je werkzaamheden beter plannen en deadlines beter managen.

Conclusie

Het verwerken van btw-aangiften is een cruciale taak voor accountants, maar het kan veel tijd in beslag nemen. Door een goed inzicht te hebben in wat er bij komt kijken, wat klanten moeten aanleveren en hoeveel tijd het gemiddeld kost, kun je je processen optimaliseren en efficiënter werken.

Het gebruik van urenregistratiesoftware kan hierbij een waardevol hulpmiddel zijn. Het stelt je in staat om nauwkeurig bij te houden hoeveel tijd je besteedt aan btw-aangiften en andere taken, wat leidt tot betere inzichten, efficiëntere werkprocessen en uiteindelijk een hogere winstgevendheid voor jouw accountantskantoor.

Door continu te streven naar efficiëntie en nauwkeurigheid in jouw btw-aangifteproces, kun je niet alleen tijd besparen, maar ook de kwaliteit van jouw dienstverlening verbeteren. Dit zorgt voor tevreden klanten en een succesvol accountantskantoor.

Aan de slag met automatische tijdregistratie?

Wil jij ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!